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Docsales: onboarding eSign

Marcelo Medeiros

• 7 min read
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Docsales: onboarding eSign

Área de Onboarding

Entenda o passo a passo para enviar um documento para assinatura eletrônica

Seja bem-vindo!

Esta página foi criada para guiá-lo no uso da nossa solução eSign — assinatura eletrônica via upload de PDF. Você encontrará aqui o passo a passo completo: desde o login inicial até o envio do documento para assinatura, além de respostas para as dúvidas mais frequentes.

🔑 Primeiros passos

👉
Login na plataforma.
Acesse sua conta para começar a usar o eSign.
  1. Acesse: https://web.docsales.com/users/sign_in
  2. Insira seu e-mail e senha cadastrados.
  3. Esqueceu a senha? Clique em “Esqueceu sua senha?” e receba um link por e-mail para redefinir.

🔧 Na prática

👉
Enviando um PDF para assinatura.
Veja como iniciar o processo com um arquivo em PDF.
  1. Clique em “Novo Documento”
  2. Depois, selecione “Acessar eSign”
👉
Seção de upload.
Entenda onde e como fazer o upload do documento.
  1. Faça upload do arquivo PDF ou arraste para a tela.
  2. Clique em “Avançar” para prosseguir.
👉
Upload múltiplo (envelope).
Você pode subir mais de um PDF por vez. Eles serão unidos como um único documento. Para organizar a ordem, basta arrastar os arquivos na lateral direita da tela.
👉
Seção de configurações.
Defina nome do documento, prazo de expiração e método de assinatura.
  1. Nome do documento:
  • Se for 1 arquivo, o nome virá preenchido.
  • Se forem vários PDFs, você precisa nomear o documento.
  1. Data de expiração:
  • Prazo limite para o documento ser assinado.
  • Pode ser personalizado por envio.
  1. Método de assinatura:
  • Via botão assinar: sem desenho, mais ágil.
  • Via assinatura gráfica: o signatário desenha assinatura e rubrica na hora da formalização.
👉
Seção de signatários.
Adicione e organize quem irá assinar o documento.
  1. Clique em “Adicionar signatário”
  2. Preencha: nome, e-mail, função e, se necessário, o número de celular (para autenticação por SMS).

🔁 Salvar e fechar: encerra o modal.
➕ Salvar e novo: mantém o modal aberto para adicionar mais pessoas.

📐 Ordem de assinatura:
Você pode definir a ordem em que os signatários recebem o documento (ex: Marcelo assina antes de Maurício).

Já no caso abaixo Marcelo e Mauricio receberão o documento ao mesmo tempo para assinar e quando concluirem será disparado para Aline e por fim Elaine.

👉
Seção de posicionamento da assinatura.
Posicione os campos de assinatura no local certo do PDF.

Aparece apenas se o método de assinatura for “gráfica”.

  1. Cada signatário terá uma cor.
  2. Clique em um nome para adicionar a caixa de assinatura no local desejado.
  3. A rubrica é adicionada automaticamente no canto inferior de cada página.
⚠️ Se não quiser posicionar manualmente, a assinatura será exibida no comprovante de assinatura, gerado ao final do processo.

Depois de revisar, clique em “Enviar para assinatura” e pronto!

👁️ Visão do signatário

👉
Recebendo o documento para assinatura.
Como o signatário recebe e acessa o documento.

O signatário irá receber um e-mail com assunto e corpo de e-mails personalizados com a sua identidade visual. Basta clicar em "acessar documento" para ser direcionado para página de assinatura.

👉
Realizando a assinatura.
Passo a passo do processo de assinatura.
  1. Ao acessar a página, o signatário encontrará dois botões: “Assinar” e “Reprovar”.
  1. Caso tenha sido selecionada a assinatura gráfica, o signatário poderá:
  • Selecionar uma assinatura pré-formatada;
  • Desenhar a assinatura e a rubrica;
  • Fazer o upload de uma imagem contendo a assinatura e a rubrica.
  1. Por fim, será solicitado o CPF do signatário para concluir o processo de assinatura.
👉
Pós-assinatura.
O que acontece após a assinatura ser concluída.
  1. Quando a assinatura é concluída, o sistema gera automaticamente:
  • Uma última página com informações relevantes do processo de formalização;
  • Um certificado de assinatura, disponível para download no canto esquerdo do documento;
  • Um atalho para WhatsApp Web, redirecionando para o número cadastrado no perfil do usuário que enviou o documento.

📩 Além disso, assim que o documento for 100% assinado, o DocSales enviará um e-mail com o PDF em anexo para todos os signatários.

📌 Casos de uso

1️⃣ Upload de múltiplos PDFs (envelope)

Envie mais de um documento no mesmo fluxo de assinatura — ideal para contratos com anexos ou múltiplos arquivos que precisam ser assinados juntos.

Para realizar essa ação, basta seguir o processo de envio de um pdf:

  1. Clique em “Upload PDF“;
  2. Na tela seguinte, clique em Selecionar PDF;
  3. Repita o processo para adicionar o próximo arquivo, ou selecione mais de um pdf.
  4. Siga os passos seguintes para envio do documento, normalmente.

Quando estiver com mais de um documento preparados, você poderá clicar em “Abrir preview”, para ver como ele fica mesclado, e organizar a ordem dos documentos.

Lembre-se que ele irá mesclar os pdfs escolhidos, e não enviá-los separadamente, como documentos individuais.

Caso o número de pdfs ou tamanho exceda a capacidade, você verá uma mensagem informando o limite máximo suportado.

Lembre-se que ele irá mesclar os pdfs escolhidos, e não enviá-los separadamente, como documentos individuais.

Caso o número de pdfs ou tamanho exceda a capacidade, você verá uma mensagem informando o limite máximo suportado.

2️⃣ Status de documentos

Acompanhe o andamento dos envios: pendente, assinado, expirado, etc.

✏️ Em preparação: Quando um Documento está sendo elaborado pelo vendedor/gestor para ser enviado.
✉️ Enviado: Quando o Documento finalizado já foi enviado para o cliente.
👁️ Lido: Mostra quando o cliente leu o Documento, quanto tempo ele ficou com o documento aberto, quem leu o documento – caso ele tenha enviado para outra pessoa.
⏱️ Expirado: Quando o prazo de expiração que foi estabelecido no momento do envio expira. Nesse caso o signatário não consegue mais realizar o processo de assinatura a menos que o prazo seja estendido ou um novo documento seja enviado.
⌛ Parcialmente assinado: Quando o documento possui mais de um signatário e um deles já realizou a assinatura.
👍🏻 Assinado: Quando o cliente assinou o Documento.
👎🏻 Rejeitado: Quando o cliente reprovou o Documento.

Para mais detalhes como ações possíveis de serem realizadas por status basta acessar o link https://help.docsales.com/pt-br/status-possiveis-de-documentos-no-docsales/

3️⃣ Filtrando um documento

Use filtros para localizar rapidamente documentos específicos.

O DocSales oferece a capacidade de buscar documentos através de filtros e da barra de pesquisa no painel principal. Ao compreender e utilizar esses recursos, os usuários podem localizar documentos específicos de forma rápida e eficiente.

Essa funcionalidade de filtro e pesquisa é útil para encontrar documentos em meio a um grande volume de registros, possibilitando uma gestão mais eficaz e organizada dos documentos gerados no DocSales.

Dessa forma você consegue gerar relatórios e ter um rastreamento mais eficiente dos documentos preparados no DocSales.

  1. Filtro por status do documento

    Você consegue buscar todos os documentos em processo de assinatura e preparação e após o envio. Após o envio do documento, você consegue buscar todos os documentos assinados, expirados, rejeitados e cancelados.
  2. Filtro de data

    Você pode pesquisar também pela data no calendário ou selecionando algumas opções pré-definidas: hoje, ontem, últimos 5 dias, últimos 30 dias, entre outros.
  3. Pesquisa por nome

    Basta inserir na barra de pesquisa o nome do cliente, código do documento ou nome do template e automaticamente o sistema busca todos os documentos.
  4. Fim da Vigência

    Caso você tenha selecionado a vigência na aba de "configurações" no momento do envio do PDF basta buscar de acordo com a data. Ideal para quem envia contratos que possuem período pré-determinado e renovação. Ex: Contrato finaliza em Junho/26 - você irá selecionar o período no calendário 01/06/2026 a 30/06/2026 e o Docsales retornará em tela todos os documentos cuja vigência finaliza no período selecionado.

4️⃣ Reenviando um documento para assinar

Reenvie o e-mail para os signatários pendentes com um clique.

Toda vez que um documento se encontra nos status enviado, lido e parcialmente assinado o documento pode ser reenviado.

Caso a ordem de assinatura tenha sido ativado apenas o signatário pendente da vez irá receber o documento. Agora se não tiver sido ativada, todos os signatários pendentes recebem um novo e-mail com o documento para assinar.

5️⃣ Revertendo prazo de expiração

Reative um documento que passou do prazo.

Toda vez que um documento finaliza o prazo e a assinatura não é 100% concluída ele entra um status que chamamos de "expirado". Nesse caso para estender o prazo basta clicar em:

  1. Nome do documento na página inicial.
  2. Na aba configurações.
  3. Alterar data de expiração.

Pronto, agora é só selecionar o novo período.

6️⃣ Cancelando documento que não foi 100% assinado

Veja como encerrar um documento antes de estar 100% concluído.

O DocSales possui um recurso chamado "Cancelar Documento", que permite interromper o processo de assinatura de um documento que esteja em um dos seguintes status:

  • Em preparação
  • Enviado
  • Visualizado
  • Parcialmente assinado

Esse recurso é útil quando há necessidade de trocar o arquivo por qualquer motivo — seja por erro no conteúdo, necessidade de atualização, mudança de signatários, entre outros.

⚠️ Importante:
O botão “Cancelar Documento” não estará disponível caso o documento já tenha sido 100% assinado.

Esse é o passo a passo para envio de documentos via eSign. Em caso de dúvidas, nossa equipe de suporte está à disposição para ajudar 🚀

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